Soalan 1
Q:Apakah perbezaan antara Aset dan Inventori?
A:Aset adalah barang tak luak yang nilai perolehan ialah RM 3,000.00 dan keatas.Harta benda kepunyaan dan milikan
kerajaan yang dibeli atau disewa dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau secara
perundangan.

Aset Alih:aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain,termasuk yang dibekal atau yang
dipasang bersekali dengan bangunan.Jangkahayat melebihi 1 tahun dan memerlukan penyelenggaraan berjadual.
Inventori ialah peralatan yang tak luak, jangkahayat melebihi setahun.Harga asal perolehan melebihi RM 100.00
sehingga RM 2,999.00 dan tidak memerlukan penyelenggaraan termasuk perabot dan hamparan tanpa mengira harga
perolehan.

Soalan 2
Q:Adakah semua aset USIM perlu dilabelkan?
A: Ya, semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabelkan pelekat barcode yang dicetak daripada
sistem MyOasis.

Soalan 3
Q: Adakah pergerakan aset perlu direkodkan?
A:Ya , semua pergerakan aset bagi tujuan penempatan semula hendaklah direkodkan di dalam sistem MyOasis (KEW PA
6) bagi memastikan lokasi semasa aset tersebut berada.

Soalan 4
Q:Apakah tujuan pemeriksaan aset dilakukan setiap tahun?
A:a. memastikan setiap aset mempunyai rekod yang lengkap, tepat dan betul.
b.mengetahui keadaaan dan prestasi aset.
c.memastikan setiap aset berada di lokasi seperti yang telah didaftarkan.
d.memastikan setiap pegawai bertanggungjawab sepenuhnya bagi aset yang dipertanggungjawabkan keatasnya.

Soalan 5
Q:Apakah yang perlu dilakukan PTJ untuk melupuskan sesuatu Aset?
A:a.mengisi borang KEW PA 17(Laporan Lembaga Pemeriksa)
b.Kepilkan KEW PA 2 atau KEW PA 3 (aset yang hendak dilupuskan)
c. Mendapat pengesahan Ketua Jabatan sebagai bukti aset tersebut perlu dilupuskan
d.Hantar ke Jabatan Bendahari.

Soalan 6
Q:Apakah tindakan yang perlu dilakukan jika berlaku kehilangan?
A:a.Pegawai bertanggungjawab perlu melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan.
b.Membuat laporan Polis dan laporan keselamatan dalam tempoh 24 jam
c.Ketua Jabatan melengkapkan KEW PA 28 (Laporan Awal Kehilangan)
d.Laporan Awal, salinan polis , laporan keselamatan dan dokumen-dokumen berkaitan(Invois/KEW PA 2@ 3)

Soalan 1
Q: Bagaimana caranya untuk saya memohon buku resit dan surat kuasa bagi kutipan wang awam di Fakulti/PTJ?
A: Borang permohonan boleh didapati di dalam system Mydocs. Borang yang telah diisi dan mendapat  kelulusan daripada ketua jabatan hendaklah diserahkan di Kaunter Bendahari untuk mendapatkan kelulusan pihak Bendahari dan proses pengeluaran surat kuasa dan buku resit sementara.

Soalan 2
Q: Berapakah jangka masa untuk saya memulangkan hasil kutipan dan buku resit?
A:Bergantung kepada tempoh masa dan jumlah kutipan dengan merujuk kepada Polisi Terimaan USIM.

Soalan 3
Q: Berapakah jangka masa yang diperlukan untuk saya mendapatkan resit rasmi selepas saya membuat pembayaran di kaunter Bendahari?
A: Sejurus selepas pembayaran dibuat.

Soalan 4
Q: Bolehkah saya membuat bayaran menggunakan Kad kredit (VISA/MASTERCARD) dan Kad Debit (ATM) di Kaunter Bendahari?
A: Boleh. Pembayaran boleh dibuat dengan had minimum RM 10.00. Kad kredit luar negara tidak dibenarkan.

Soalan 5
Q: Bolehkah saya membuat bayaran dengan menggunakan wang asing?
A: Tidak. Ini kerana urusan di kaunter hanya boleh menerima Ringgit Malaysia sahaja.

Soalan 6
Q: Selain daripada bayaran tunai di kaunter bendahari, apakah cara lain untuk saya membuat pembayaran yuran pengajian?
A: Pembayaran yuran pengajian juga boleh dibuat di mana-mana kaunter Bank Islam Malaysia Berhad melalui Sistem Bill presentment,Bayaran secara online (FPX) (Sistem MyPayment USIM) melalui portal eWadi USIM http://ewadi.usim.edu.my

Soalan 7
Q: Bagaimana caranya untuk saya mendapatkan pengecualian cukai sekiranya sumbangan yang diterima adakah melalui pemindahan wang?
A: Pihak kami akan mengecop pengecualian cukai pada surat rasmi yang dikemukakan oleh pihak tuan.

Soalan 8
Q: Apakah dokumen yang diperlukan untuk saya membeli dokumen Tender dan SebutHarga?
A: Dokumen yang diperlukan adalah Sijil Pendaftaran Kementerian Kewangan dan atau  Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) berserta 1 salinan yang tidak akan dikembalikan.

Soalan 9
Q: Bagaimana caranya untuk mendaftar syarikat di USIM?
A: Borang pendaftaran boleh didapati di Laman Web Jabatan Bendahari USIM dan di kaunter Jabatan Bendahari.

Soalan 10
Q: Bolehkah saya menghantar wakil untuk mengambil cek persendirian?
A: Boleh dengan mengemukakan surat kuasa wakil dan cop perniagaan/syarikat.

BAHAGIAN KEWANGAN PELAJAR

Soalan 1
Q: Bagaimana hendak membayar yuran?
A: Yuran boleh dibayar secara 3 kaedah iaitu secara Mypayment, Bill Presentment dan ATM (Pindahan Yuran IPT).

Soalan 2
Q: Bagaimana saya nak tahu hutang yuran saya terkini?
A: Hutang yuran terkini boleh dilayari melalui portal ewadi dalam modul Al-maaliyah.

Soalan 3
Q: Bagaimana saya hendak mendapatkan semula lebihan bayaran yuran yang telah dilakukan?
A: Lebihan yuran boleh didapatkan semula dengan menulis surat rasmi terus kepada Bahagian Kewangan Pelajar untuk mendapatkan kembali lebihan bayaran tersebut.

AKAUN AMANAH

Soalan 1
Q: Apakah yang dimaksudkan dengan Akaun Amanah dan Akaun Khas?
A:Akaun Amanah merupakan akaun dalam sistem kewangan Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) yang diwujudkan untuk menyimpan semua wang yang diterima bagi sesuatu maksud amanah yang nyata dan jelas dan memastikan kawalan dilakukan dengan sebaik mungkin supaya memenuhi matlamat penubuhannya. (Pekeliling Bendahari Bil.07/2016). Akaun Amanah adalah melibatkan program jangka panjang iaitu melebihi 1 tahun.

Akaun Khas merupakan akaun dalam sistem kewangan Universiti Sains Islam Malaysia (USIM) yang diwujudkan bagi program/ aktiviti/projek berjangka pendek. Ia bukan dikatogerikan sebagai akaun amanah. Oleh itu, ia tidak tertakluk kepada garis panduan pengurusan akaun amanah. Contoh aktiviti di bawah akaun khas adalah seminar, lawatan, lawatan GISO, program PTJ dan lain-lain (Pekeliling Bendahari (Pekeliling Bendahari Bil.08/2016).

Soalan 2
Q: Apakah objektif penubuhan Akaun Amanah dan Akaun Khas?
A: Objektif penubuhan Akaun Amanah/Khas untuk membolehkan pengendalian dan pentadbiran Akaun Amanah/Khas tersebut dibuat secara berasingan dan mengikut tujuan, objektif dan matlamat program/aktiviti yang telah ditetapkan. Selain itu, Akaun Amanah ini juga bertujuan untuk membolehkan setiap program/aktiviti yang dijalankan mempunyai wang sendiri (self financing) dan tidak bergantung kepada peruntukan wang mengurus USIM.

Soalan 3
Q: Apakah dokumen yang diperlukan bagi permohonan pembukaan Akaun Amanah dan Akaun Khas?
A: Dokumen yang diperlukan untuk permohonan pembukaan Akaun Amanah/Khas adalah :

  • Borang Permohonan Akaun Amanah/Khas
  • Kelulusan Pembukaan Akaun Khas Seminar/Persidangan adalah daripada Jawatnkuasa Penyelidikan dan Persidangan Universiti (JKPPU). Seterusnya, Kelulusan dari Ketua Jabatan bagi penganjuran program/aktiviti Jabatan/Fakulti/Pusat/Bahagian yang kurang daripada RM50,000.00 manakala Kelulusan dari Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) bagi penganjuran program/aktiviti Jabatan/Fakulti/Pusat/Bahagian yang melebihi daripada RM50,000.00.
  • Anggaran Belanjawan Program

Soalan 4
Q: Bagaimanakah prosedur permohonan Pembukaan Akaun Amanah/Khas:
A: PTj akan memohon kelulusan daripada Ketua Jabatan atau Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JKPU) mengikut had kuasa program. Setelah mendapat kelulusan, PTj akan mengisi Borang Permohonan Pembukaan Akaun Amanah (BEND/BKA/002) atau Permohonan Pembukaan Akaun Khas (BEND/BKA/005). Seterusnya menghantar Permohonan tersebut beserta dokumen sokongan dan kelulusan kepada Unit Kewangan Amanah dan Penyelidikan, Jabatan Bendahari.

Soalan 5
Q: Berapa lamakah masa yang diambil bagi kelulusan Permohonan Pembukaan Akaun Amanah/Khas?
A: 14 hari waktu bekerja

Soalan 6
Q: Bagaimanakah proses Penutupan Akaun Amanah dan Khas dilakukan?
A: Untuk Penutupan Akaun Amanah boleh merujuk kepada Pekeliling Bendahari Bil.7/2016. Manakala Penutupan Akaun Khas pula adalah seperti berikut :

  1. Penutupan akaun boleh dibuat selepas tamat program/aktiviti /projek atau selepas tempoh tiga (3) bulan dari tamat program /aktiviti/projek.
  2. PTj/Bendahari/Universiti boleh menutup akaun Khas tersebut.
  • Permohonan secara bertulis oleh PTj perlu diajukan kepada Jabatan Bendahari untuk sebarang penangguhan atau perlanjutan aktiviti bagi mengelakkan akaun khas tersebut ditutup.
  1. Sekiranya didapati Akaun Khas sudah tamat tempoh, Jabatan Bendahari boleh memaklumkan pengesahan penutupan kepada PTj dengan memberi pengesahan akhir baki beserta agihan yang ditetapkan dan sekiranya tiada permohonan bertulis untuk penangguhan atau perlanjutan tempoh program/aktiviti akaun khas tersebut.

Soalan 7
Q: Dimanakah pihak PTj boleh mendapatkan borang-borang yang berkaitan dengan Unit Kewangan Amanah dan Penyelidikan?
A: Untuk PTj yang ingin mendapatkan maklumat atau borang berkaitan Akaun Amanah dan Akaun Khas boleh mendapatkannya melalui melayari web myDocs USIM https://mydocs.usim.edu.my >Dokumen Jabatan >Jabatan Bendahari >Borang  > Bahagian Kewangan Amanah dan Penyelidikan

Soalan 8
Q: Bolehkah PTj membuat pindaan Jawatankuasa bagi Akaun Amanah dan Akaun Khas ini dan bagaimanakah prosedurnya?
A: Boleh. PTj boleh memaklumkan kepada pihak Bendahari maklumat berkenaan pertukaran Jawatankuasa bagi Akaun Amanah/Khas tertentu. Prosedur bagi Pindaan Jawatankuasa ini adalah PTj boleh mengisi borang Pindaan Jawatankuasa (BEND/BKA/003 di myDocs USIM) bagi Akaun Amanah. Sekiranya PTj ingin membuat pindaan jawatankuasa bagi Akaun Khas membuat makluman kepada pihak Bendahari melalui Memo/Surat.

PENYELIDIKAN

Soalan 1
Q: Apakah prosedur yang perlu dilakukan oleh penyelidik sekiranya mendapat dana daripada pihak luar bagi projek penyelidikan di USIM?
A: Sumbangan dana daripada pihak luar yang diterima perlu dimaklumkan kepada pihak PPPI dan Jabatan Bendahari dengan melampirkan bukti bayaran daripada pihak pembiaya untuk tindakan mengkreditkan dana tersebut ke dalam projek penyelidikan.

Soalan 2
Q: Bagaimanakah pihak penyelidik boleh melihat baki projek penyelidikan dan mendapatkan penyata kewangan bagi projek penyelidikan?
A: Penyata boleh diperolehi melalui iStaff > Aplikasi Sistem > Sistem Maklumat Kewangan Universiti V3.0 Melalui Portal Kewangan (AMV) > Modul Projek > Semakan Baki Projek.

Soalan 3

Q :Unit mana yang perlu dirujuk untuk pembayaran berkaitan penyelidikan?

A: Bagi pembayaran yang berkaitan dengan penyelidikan, penyelidik perlu merujuk kepada Unit Bayaran.  Manakala bagi bayaran berkaitan dengan gaji RA/GRA, perlu merujuk kepada Unit Gaji.

Soalan 4

Q :Unit mana yang perlu dirujuk untuk perolehan berkaitan penyelidikan?

A: Bagi perolehan yang berkaitan dengan penyelidikan, penyelidik perlu merujuk kepada Unit Perolehan.

PEMBIAYAAN KOMPUTER

Soalan 1
Q: Apakah kelayakan pegawai bagi membolehkan membuat pembiayaan komputer?
A: Kelayakan /Syarat:-

  • Pegawai USIM yang sedang berkhidmat, dilantik secara tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan layak memohon pembiayaan, Bagi pegawai bertaraf sementara, kontrak dan sambilan tidak layak untuk memohon.
  • Bagi pegawai yang bertaraf tetap tetapi cuti tanpa gaji, dipinjamkan atau dimana gaji pegawai tersebut dibayar oleh agensi selain dari USIM tidak layak memohon.
  • Jumlah potongan bulanan untuk pembiayaan komputer hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun;
  • Dibenarkan membuat pembiayaan komputer setiap tiga tahun sekali dengan syarat pembiayaan terdahulu telah selesai.

Soalan 2

Q: Berapakah jumlah maksimum pembiayaan yang boleh dimohon dan kadar keuntungan yang dikenakan?

A:

  • Amaun pembiayaan maksimum adalah sebanyak RM5,000.00 dan akan dikira kepada angka ratusan yang terdekat;
  • Kadar keuntungan yang dikenakan adalah sebanyak 4% setahun.

Soalan 3

Q: Berapakah tempoh bayaran balik pembiayaan?

A: Tempoh bayaran balik adalah tidak melebihi 48 bulan.

Soalan 4

Q: Adakah pembelian komputer dibolehkan bersama dengan perkakasan yang lain?

A:

Pembelian komputer yang dibenarkan adalah pembelian komputer baru termasuk perkakasan dan perisiannya.

Komputer bagi maksud ini dikelaskan kepada 3 kategori seperti berikut:

  1. Komputer desktop;
  2. Komputer riba; dan
  3. Komputer tablet

Perkakasan bagi maksud ini dikelaskan kepada 3 kategori seperti berikut:

  1. Mesin pencetak
  2. Mesin pengimbas; dan
  3. Peranti pelbagai fungsi (multifunction device)

Soalan 5

Q: Bagaimana hendak memohon  pembiayaan komputer ?

A: Permohonan dibuat melalui iStaff > Aplikasi Sistem > Sistem Maklumat Kewangan Universiti V3.0 Melalui Portal Kewangan (AMV) > Modul Pembiayaan > Pemohon Pembiayaan > Pemohonan.

Soalan 6

Q: Apakah dokumen yang perlu dikemukakan untuk membuat pembiayaan komputer ?

A: Dokumen-dokumen Yang Perlu Dikemukakan Untuk Permohonan:-

  • Cetakan Borang Permohonan di sistem AMV3 setelah kelulusan Jabatan Pendaftar di dalam sistem AMV3
  • Salinan kad pengenalan ;
  • Salinan slip gaji terkini ;
  • Sebut harga komputer baru yang lengkap termasuk perkakasan & perisiannya
  • Salinan muka hadapan penyata bank pembekal

Soalan 7

Q: Bolehkah pegawai membeli komputer dengan mendahulukan duit sendiri dan menuntut pemulangan semula?

A: Tidak boleh. Pegawai perlu membuat permohonan terlebih dahulu dan sekiranya permohonan diluluskan cek bayaran akan dikeluarkan atas nama vendor atau pembekal komputer berkenaan berdasarkan invois yang dikemukakan.

Soalan 8

Q: Bolehkah pegawai membeli dua (2) buah komputer dalam satu permohonan tetapi tidak melebihi RM5,000

A: Tidak boleh. Setiap permohonan pembiayaan komputer hanya dibenarkan membeli sebuah komputer sahaja.

Soalan 9

Q: Bolehkah pegawai memohon pembiayaan komputer untuk membeli komputer terpakai?

A: Tidak boleh. Permohonan pembiayaan komputer hanya untuk membeli komputer baru sahaja.

Soalan 10

Q: Bolehkah pegawai memohon pembiayaan semula sekiranya pegawai telah selesai menyelesaikan baki keseluruhan pembiayaan terdahulu atau tamat tempoh potongan gaji?

A: Boleh, sekiranya tempoh pembiayaan telah melebihi 3 tahun serta baki pinjaman terdahulu telah selesai sepenuhnya. Kelayakan pembiayaan adalah setiap tiga (3) tahun sekali.

Soalan 11

Q: Pegawai telah pun mempunyai sebuah komputer persendirian tetapi ingin memohon pembiayaan komputer bagi membeli mesin pencetak sahaja. Adakah dibenarkan?

A: Tidak boleh. Skim pembiayaan komputer ialah untuk membeli komputer serta perkakasannya termasuk mesin pencetak, mesin pengimbas dan sebagainya secara sekaligus. Pembelian berasingan tidak dibenarkan.

Soalan 12

Q: Apakah dokumen yang perlu dikemukakan oleh pemohon setelah bayaran diterima oleh pembekal  ?

A: Seseorang pegawai yang mendapat bayaran pembiayaan komputer hendaklah menyerahkan resit asal bagi komputer yang dibelinya kepada Jabatan Bendahari dalam tempoh 30 hari dari tarikh cek bayaran dikeluarkan. Kegagalan untuk menyerahkan resit pembelian boleh menyebabkan perjanjian pembiayaan pegawai terbatal dan pegawai dikehendaki memulangkan semula keseluruhan amaun pembiayaan yang diperolehi kepada Jabatan Bendahari.

Soalan 13

Q: Sekiranya pegawai ingin membuat bayaran penyelesaian awal bagi pembiayaaan, apakah yang perlu dilakukan?

A: Memaklumkan ke Unit Kewangan Penyelidikan dan Pembiayaan melalui emel atau panggilan telefon bagi penyediaan surat jumlah baki pembiayaan yang perlu diselesaikan (sekiranya diselesaikan oleh pihak ketiga).

Pegawai juga perlu melampirkan bukti bayaran kepada Unit Penyelidikan dan Pembiayaan untuk penyelesaian pembiayaan dan akan dimaklumkan kepada Unit Gaji, Jabatan Bendahari bagi tujuan pemberhentian potongan gaji.

Soalan 14

Q: Adakah pegawai yang dipinjamkan perkhidmatannya di agensi lain atau telah tamat perkhidmatan di USIM boleh membuat bayaran secara ansuran bagi bayaran baki pembiayaan?

A: Jika pegawai menamatkan perkhidmatannya dengan Universiti atau ditamatkan oleh Universiti sebelum pembiayaan dijelaskan, pegawai hendaklah membayar sekaligus semua baki pembiayaan.

Bagi pegawai yang dipinjamkan perkhidmatannya perlu menyelesaikan pembiayaan tersebut dengan organisai terdahulu atau pegawai perlu menyelesaikan semua amaun sekaligus kepada USIM sebelum ke organisasi baru.

Soalan 15

Q: Bolehkah pegawai memohon pembiayaan komputer dan kenderaan dalam satu masa yang sama?

A: Ya, pegawai boleh memohon bagi kedua-dua pembiayaan dalam tahun yang sama dengan syarat dimana potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun.

PEMBIAYAAN KENDERAAN

Soalan 1

Q: Apakah kelayakan pegawai bagi membolehkan membuat pembiayaan kenderaan?

A: Kelayakan / Syarat:-

  • Pegawai USIM yang sedang berkhidmat, dilantik secara tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan layak memohon pembiayaan, Bagi pegawai bertaraf sementara, kontrak dan sambilan tidak layak untuk memohon.
  • Bagi pegawai yang bertaraf tetap tetapi cuti tanpa gaji, dipinjamkan atau dimana gaji pegawai tersebut dibayar oleh agensi selain dari USIM tidak layak memohon.
  • Jumlah potongan bulanan untuk pembelian komputer hendaklah tidak melebihi 1/3 daripada gaji pokok anggota dan jumlah semua potongan gajinya hendaklah tidak melebihi 60% dari jumlah gaji pokok serta elaun-elaun;
  • Dibenarkan membuat pembiayaan setiap lima tahun sekali dengan syarat pembiayaan terdahulu telah selesai.

Soalan 2

Q: Berapakah jumlah maksimum pembiayaan yang boleh dimohon dan kadar keuntungan yang dikenakan?

A: Had pembiayaan kenderaan dan motosikal adalah seperti berikut:

1.1 Untuk Membeli Kereta

Jawatan Had Pembiayaan

RM

Jawatan-jawatan Utama dan Jawatan-jawatan Gred Khas 70,000
Kumpulan Pengurusan dan Profesional 65,000
Kumpulan Sokongan (Kelulusan khas bagi gaji RM1,620 ke bawah) 55,000

1.2   Untuk Membeli Motosikal
i)   RM 10,000.00

  • Kadar keuntungan yang dikenakan adalah sebanyak 4% setahun.

Soalan 3
Q: Berapakah tempoh bayaran balik untuk pembiayaan kenderaan?

A: Tempoh bayaran balik adalah seperti berikut
i)   Kereta baru, tidak melebihi 108 bulan
ii)  Kereta terpakai, tidak melebihi 96 bulan tertakluk kepada Sijil Penilaian yang dikeluarkan  oleh pihak Jurutera Mekanikal (JKR Woksyop Persekutuan).
iii)  Motosikal baru, tidak melebihi 60 bulan
iv)  Motosikal terpakai, tidak melebihi 48 bulan

Soalan 4

Q: Bagaimana hendak memohon  pembiayaan kenderaan ?

A: Permohonan dibuat melalui iStaff > Aplikasi Sistem > Sistem Maklumat Kewangan Universiti V3.0 Melalui Portal Kewangan (AMV) > Modul Pembiayaan > Pemohon Pembiayaan > Pemohonan.

Soalan 5

Q: Apakah dokumen yang perlu dikemukakan untuk membuat pembiayaan kenderaan ?

A: Dokumen-dokumen Yang Perlu Dikemukakan Untuk Permohonan:-

  • Cetakan Borang Permohonan di sistem AMV3 setelah kelulusan Jabatan Pendaftar di dalam sistem AMV3
  • Salinan kad pengenalan ;
  • Salinan slip gaji terkini ;
  • Salinan lesen memandu;
  • Sebut harga kenderaan yang lengkap termasuk aksesori dan lain-lain;
  • Salinan muka hadapan penyata bank pembekal
  • Sijil Penilaian JKR (bagi kenderaan terpakai)

Soalan 6

Q: Bolehkah pegawai membeli kenderaan dengan mendahulukan duit sendiri dan menuntut pemulangan semula?

A: Tidak boleh. Pegawai perlu membuat permohonan terlebih dahulu dan sekiranya permohonan diluluskan cek bayaran akan dikeluarkan atas nama vendor atau pembekal kenderaan berkenaan berdasarkan invois yang dikemukakan.

Soalan 7

Q: Bolehkah pegawai membeli dua (2) buah kenderaan, cth : motorsikal dan kereta dalam satu permohonan tetapi tidak melebihi kadar kelayakan

A: Tidak boleh. Setiap permohonan pembiayaan hanya dibenarkan membeli sebuah kenderaan sahaja samada motorsikal atau kereta.

Soalan 8

Q: Bolehkah pegawai memohon pembiayaan kenderaan melebihi amaun/tempoh yang dinilai JKR bagi kenderaan terpakai ?

A: Tidak boleh. Permohonan pembiayaan yang diberikan adalah berdasarkan atau kurang dari amaun/tempoh yang telah dinilai oleh JKR pada rekod Sijil Penilaian yang dikeluarkan.

Soalan 9

Q: Bolehkah pegawai memohon pembiayaan  semula sekiranya pegawai telah selesai menyelesaikan baki keseluruhan pembiayaan terdahulu atau tamat tempoh potongan gaji?

A: Boleh, sekiranya tempoh pembiayaan telah melebihi 5 tahun serta baki pembiayaan terdahulu telah selesai sepenuhnya. Kelayakan pinjaman adalah setiap lima (5) tahun sekali.

Soalan 10

Q: Bolehkah pegawai membeli kenderaan daripada orang perseorangan atau ahli keluarga?

A: Tidak boleh. Pembelian kenderaan perlulah melalui pembekal kenderaan atau pembekal kenderaan terpakai sahaja.

Soalan 11

Q: Apakah dokumen yang perlu dikemukakan oleh pemohon setelah bayaran diterima oleh pembekal?

A: Seseorang pegawai yang mendapat pembiayaan membeli kenderaan hendaklah menyerahkan resit asal bagi kenderaan yang dibelinya kepada Jabatan Bendahari dalam tempoh 30 hari dari tarikh cek/EFT diterima beserta nota takaful (cover note) atau sijil takaful kenderaan (komprehensif) dan buku pendaftaran kenderaan yang dicatatkan “ Hak Milik Dituntut Oleh Universiti Sains Islam Malaysia.

Soalan 12

Q: Sekiranya pegawai ingin membuat bayaran penyelesaian awal bagi pembiayaaan, apakah yang perlu dilakukan?

A: Memaklumkan ke Unit Kewangan Penyelidikan dan Pembiayaan melalui emel atau panggilan telefon bagi penyediaan surat jumlah baki pembiayaan yang perlu diselesaikan (sekiranya diselesaikan oleh pihak ketiga).

Pegawai juga perlu melampirkan bukti bayaran kepada Unit Penyelidikan dan Pembiayaan untuk penyelesaian pembiayaan dan akan dimaklumkan kepada Unit Gaji, Jabatan Bendahari bagi tujuan pemberhentian potongan gaji.

Soalan 13

Q: Adakah pegawai yang dipinjamkan perkhidmatannya di agensi lain atau telah tamat perkhidmatan di USIM boleh membuat bayaran secara ansuran bagi bayaran baki pembiayaan?

A: Jika pegawai menamatkan perkhidmatannya dengan Universiti atau ditamatkan oleh Universiti sebelum pembiayaan dijelaskan, pegawai hendaklah membayar sekaligus semua baki pembiayaan.

Bagi pegawai yang dipinjamkan perkhidmatannya perlu menyelesaikan pembiayaan tersebut dengan organisai terdahulu atau pegawai perlu menyelesaikan semua amaun sekaligus kepada USIM sebelum ke organisasi baru.

UNIT PENJANAAN DAN PELABURAN

Pelaburan

  1. Mengenalpasti kedudukan semasa kewangan Universiti bagi mengoptimumkan kewangan Universiti.
  2. Menganalisa pelaburan yang bersesuaian dengan Universiti.
  3. Membuat pelaburan di institusi kewangan yang bersesuaian dengan Universiti.
  4. Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan sebelum, ketika dan selepas pelaburan.
  5. Merekod pulangan keuntungan melalui pelaburan yang dibuat.
  6. Menyediakan laporan secara berkala bagi mengenalpasti kedudukan semasa pelaburan dan pulangan ke atas pelaburan.
  7. Mengemaskini data berkaitan pelaburan setiap bulan.
  8. Mengawalselia penukaran sijil pelaburan mudharabah yang telah matang.

Pengurusan Kafeteria

  1. Menyemak kekosongan semasa bagi kafeteria sekitar Universiti.
  2. Membuat pemilihan ke atas kafeteria yang bersesuaian dalam Universiti.
  3. Menyediakan perjanjian keatas penyewaan.
  4. Mengeluarkan inbois tuntutan keatas sewaan dan utiliti bagi kafeteria yang berjalan dalam Universiti.
  5. Menyediakan laporan semasa kedudukan kafeteria Universiti.

Kewangan korporat

  1. Menyediakan dokumen permohonan kad korporat keatas pegawai-pegawai Universiti yang berkelayakan
  2. Mengawal selia kad korporat Universiti
  3. Berhubungan dengan institusi kewangan bagi mendapatkan maklumat korporat terkini bagi Universiti
  4. Menyemak semula polisi-polisi berkaitan dan mengemaskini polisi tersebut selaras dengan penggunaan semasa
  5. Mengawalselia proses pertukaran akaun bank utama Universiti dan pecahan akaun-akaun yang sedia ada di USIM
  6. Melaporkan kertas cadangan produk yang ditawarkan oleh institusi korporat
  7. Menyediakan perjanjian bagi produk-produk institusi korporat yang digunapakai oleh pihak Universiti

Soalan 1
Q:Bagaimana cara memohon ID baru Sistem Al-Maaliyah?
A: ID baru Sistem Al-Maaliyah boleh dipohon dengan mengisi Borang IT/AP01 yang boleh dimuat turun melalui myDocs (Dokumen Jabatan/Jabatan Bendahari/Borang/Bahagian Akaun & Sistem/Sistem)

Soalan 2
Q: Bagaimana cara membatalkan atau pertukaran ID Sistem Al-Maaliyah boleh dibuat?
A: Pembatalan atau pertukaran ID Sistem Al-Maaliyah boleh dibuat dengan mengisi Borang IT/AP01 yang boleh dimuat turun melalui myDocs (Dokumen Jabatan/Jabatan Bendahari/Borang/Bahagian Akaun & Sistem/Sistem)

Soalan 1
Q: Apakah kaedah pembayaran yang boleh dibuat oleh pihak pembayar yang dibenarkan oleh pihak USIM bagi pembayaran selain daripada yuran pelajar dan juga seminar?
A: Boleh dibuat dengan beberapa kaedah iaitu :

  1. Bayaran secara Tunai/Cek/Kiriman Wang/Deraf Bank boleh dibuat di Kaunter Jabatan Bendahari pada waktu urusan kaunter yang telah ditetapkan. Bayaran secara Cek/Wang Pos/Kiriman Wang/Deraf bank hendaklah dibuat atas nama BENDAHARI USIM.
  2. Bayaran menggunakan Foreign Inward Telegraphic Transfer (FITT) bagi bayaran daripada luar negara. Bayaran secara EFT/MEPS IBG boleh dibuat ke atas akaun USIM . Maklumat Bayaran EFT/MEPS IBG serta FITT hendaklah dihantar secara pos ke Jabatan Bendahari atau Emel terimaanhasil@usim.edu.my .

Sila ambil perhatian bahawa tidak dibenarkan membuat bayaran menggunakan kepada pihak USIM menggunakan mesin “CASH DEPOSIT” (CDM) kerana pihak jabatan bendahari tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang terimaan yang tidak dikenalpasti sekiranya arahan pernghantaran maklumat bayaran tersebut dan larangan penggunaan mesin CDM tidak dipatuhi.

Soalan 2
Q:  Adakah sumbangan penajaan program layak mendapat pengecualian cukai  dibawah seksyen 44(6)?
A: Ya layak bagi sumbangan penajaan program secara tunai dengan syarat perlu disertakan maklumat yang disyarat oleh pihak Lembaga Hasil Dalam Negari (LHDN) bagi tujuan pengeluaran resit pengecualian cukai iaitu maklumat seperti dibawah:

  1. Bukti Bayaran
  2. Nama penuh pembayar
  3. Alamat pembayar
  4. Amaun yang disumbangkan
  5. No Kad Pengenalan atau No Pendaftaran Syarikat.
  6. Maklumat lain yang berkaitan untuk perekodan resit pengecualian Cukai.

Soalan 3
Q:  Bagaimana cara permohonan resit sementara dan surat kuasa kutipan bagi kutipan di Fakulti atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) atau luar kampus USIM ?
A: Borang permohonan boleh didapati di dalam system Mydocs. Borang yang telah diisi dan mendapat  kelulusan daripada ketua jabatan hendaklah diserahkan di Kaunter Bendahari untuk mendapatkan kelulusan pihak Bendahari dan proses pengeluaran surat kuasa dan buku resit sementara. Fakulti atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu membuat permohonan resit sementara dan surat kuasa kutipan kepada Jabatan Bendahari selewat-lewatnya seminggu sebelum program berjalan. (PTJ boleh rujuk pekeliling bendahari untuk Polisi Terimaan USIM )

Soalan 4
Q:  Bagaimana cara permohonan akses sistem kewangan bagi kutipan jangka panjang di Fakulti atau Pusat Tanggungjawab (PTJ)?
A: Pusat Tanggungjawab (PTJ) perlu membuat permohonan surat kuasa kutipan kepada Jabatan Bendahari (unit Terimaan dan Kawalan Kredit) beserta borang akses sistem dihantar kepada Unit Akaun dan Sistem selewat-lewatnya seminggu sebelum program berjalan. (PTJ boleh rujuk pekeliling bendahari untuk Polisi Terimaan USIM )

Soalan 5
Q: Berapakah jangka masa untuk saya memulangkan hasil kutipan dan buku resit?
A:Bergantung kepada tempoh masa dan jumlah kutipan dengan merujuk kepada Polisi Terimaan USIM.

Soalan 6
Q: Berapakah jangka masa yang diperlukan untuk saya mendapatkan resit rasmi selepas saya membuat pembayaran di kaunter Bendahari?
A: Sejurus selepas pembayaran dibuat.

Soalan 7
Q: Bolehkah saya membuat bayaran menggunakan Kad kredit (VISA/MASTERCARD) dan Kad Debit (ATM) di Kaunter Bendahari?
A: Boleh. Pembayaran boleh dibuat dengan had minimum RM 10.00. Kad kredit luar negara tidak dibenarkan.

Soalan 8
Q: Bolehkah saya membuat bayaran dengan menggunakan wang asing di kaunter Bendahari?
A: Tidak. Ini kerana urusan di kaunter hanya boleh menerima Ringgit Malaysia sahaja. Mata wang asing hanya boleh dibuat menggunakan kaedah Foreign Inward Telegraphic Transfer (FITT) di bank atau menggunakan portal Flywire bagi bayaran yuran pelajar dan seminar sahaja.

Soalan 1

Q : Bagaimanakah cara untuk menjadi pembekal yang berdaftar di USIM?

A : Pembekal boleh memuat turun Borang Pendaftaran Syarikat dengan melayari laman web USIM di www.usim.edu.my

Soalan 2

Q : Bagaimanakah cara untuk mendapatkan maklumat tawaran sebutharga atau tender yang dikeluarkan oleh USIM?

A : Pembekal boleh mendapatkan maklumat tersebut di Laman Web USIM di ruangan iklan tawaran tender dan sebutharga atau di Papan Kenyataan Jabatan Bendahari.

Soalan 3

Q : Jika masa tutup penghantaran tender/sebutharga ialah pukul 12.00 tengahari, tender/sebutharga yang dihantar terlewat, adakah ia boleh dipertimbangkan untuk diproses?

A : Tidak boleh dipertimbangkan sama sekali.

Soalan 4

Q : Berapa lamakah tempoh masa yang diambil dalam memproses pesanan rasmi?

A : Proses Pesanan Rasmi akan dikeluarkan dalam masa 7 hari bekerja selepas menerima permintaan pesanan bersama-sama dokumen sokongan yang lengkap.

Soalan 5

Q : Adakah Pesanan Rasmi boleh dikeluarkan sekiranya program telah dijalankan atau bekalan barang/perkhidmatan sudah dibekalkan?

A : Tidak boleh.

Soalan 1
Q: Bilakah peruntukan akan dimasukkan ke dalam vot PTJ bagi membolehkan PTJ membuat perbelanjaan pada awal setiap tahun?
A: Peruntukan akan dimasukkan ke dalam sistem Al-Maaliyah selepas diperakukan di dalam Mesyuarat Agihan Bajet dan PTJ boleh membuat bayaran atau perbelanjaan berdasarkan kepada tarikh yang ditetapkan di dalam pekeliling tatacara penutupan akaun.

Soalan 2
Q: Bagaimanakah kaedah makluman perbelanjaan PTJ pada setiap bulan?
A: Perbelanjaan PTJ kini boleh dilihat melalui laporan di sistem.

Soalan 3
Q: Bagaimanakah PTJ ingin membuat permohonan viremen atau pindah peruntukan?
A: Permohonan viremen boleh dibuat dengan menggunakan borang bajet (BEND/BB/002) yang perlu ditandatangani oleh Ketua Jabatan dan dihantar kepada Unit Bajet untuk tindakan.

Soalan 4
Q: Bagaimanakah cara untuk melihat baki peruntukan di PTJ?
A: Baki boleh dilihat di sistem melalui modul Budgeting, kemudian klik di Variation Report.

Soalan 5
Q: Bilakah pembekal boleh menerima pembayaran pembangunan dari Jabatan Bendahari?
A: Bayaran secara EFT akan diproses dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen lengkap diterima di Jabatan Bendahari.

BAYARAN

Soalan 1

Q: Berapa lamakah tempoh masa yang diambil dalam memproses tuntutan bayaran kepada pembekal?
A: Proses bayaran kepada pembekal akan dibuat tidak lebih dari 14 hari dari tarikh terima bil di Jabatan Bendahari dan dokumen lengkap diterima daripada PTJ.

Soalan 2

Q: Apakah dokumen yang di perlukan bagi pembayaran yang menggunakan pesanan rasmi?
A: Invois asal, Pesanan Rasmi Asal, nota penghantaran asal (jika berkaitan) dan daftar bil yang telah disahkan.

Soalan 3

Q: Bolehkah pembayaran dibuat jika pembekal tidak didaftarkan?
A:Tidak. Pembekal perlu didaftarkan dahulu sebelum pembayaran boleh dibuat.

Soalan 4

Q: Berapakah had maksimum pembelian menggunakan panjar wang runcit oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ)?
A: Had maksimum pembelian menggunakan panjar wang runcit adalah sebanyak RM500.00 dalam satu resit.

Soalan 5

Q: Bagaimanakah PTJ boleh menyemak status pembayaran kepada pembekal?
A: PTJ boleh menyemak status pembayaran melalui Sistem Al-Maaliyah AMV2. 

PENDAHULUAN

Soalan 1
Q: Berapakah had minima pendahuluan diri?
A: Had minima pendahuluan diri adalah seperti berikut:

Kumpulan/ Gred Had Minima (RM)
Pengurusan dan Gred Profesional (Gred 41 dan ke atas) 500.00
Sokongan (Gred 17-30) 300.00
Sokongan  Bawahan ( Gred 1-16) Tiada  Had

Soalan 2
Q: Berapakah had minima dan maksima pendahuluan pelbagai?
A: Had minima dan maksima pendahuluan pelbagai adalah seperti berikut:

Had Minima

Kumpulan/ Gred Had Minima (RM) 
Pengurusan dan Gred Profesional (Gred 41 dan ke atas) 500.00
Sokongan (Gred 17-30) 300.00
Sokongan  Bawahan ( Gred 1-16) Tiada  Had

Had Maksima

Kumpulan/ Gred Had Maksima (RM) 
Kumpulan Pengurusan Tertinggi (Gred JUSA C -Turus 1)

Kumpulan Pengurusan dan Profesional (Gred 52 sehingga 54)

10,000.00
Pengurusan dan Gred Profesional (Gred 41 sehingga 51) &

Sokongan (Gred 17-40)

5,000.00
Sokongan  Bawahan ( Gred 1-16) 3,000.00

Soalan 3
Q: Apakah Syarat-Syarat Am Pendahuluan?
A: Syarat-syaratnya seperti berikut:
i) Semua staf berjawatan tetap/ Kontrak / Sementara. Staf kontrak/ Sementara  perlu  berkhidmat sekurang-kurangnya satu (1) tahun .
ii) Permohonan pendahuluan hendaklah dikemukakan selewat-selewatnya 7 hari sebelum tarikh cek diperlukan atau tarikh perjalanan/program/aktiviti diadakan.
iii) Pendahuluan tidak akan dikeluarkan sekiranya perjalanan/program/aktiviti telah dilaksanakan . Sekiranya dibatalkan atau ditunda melebih 1 bulan, wang pendahuluanhendaklah dikembalikan dalam tempoh 7 hari dari tarikh pembatalan.

Pendahuluan yang baru TIDAK BOLEH diberikan sekiranya masih terdapat pendahuluan terdahulu yang belum dijelaskan.

Soalan 1
Q : Bilakah gaji bulanan akan dibayar (Kontrak/Tetap) ?
A : Tarikh pembayaran gaji adalah berdasarkan kelulusan Pengurusan Tertinggi Universiti.  Jadual Pembayaran Gaji akan dikeluarkan pada bulan Januari kepada Pusat Tanggungjawab sebagai makluman.

Soalan 2
Q : Bilakah gaji pertama staf baru (Kontrak/Tetap) akan dibayar ?
A : Gaji pertama staf baru hanya akan dibayar pada bulan kedua staf tersebut bertugas dengan syarat semua maklumat telah dikemaskini di dalam Sistem Al-Maaliyah dan Laporan Perubahan Gaji (LPG) diterima daripada Jabatan Pendaftar.

Soalan 3
Q : Bilakah gaji pekerja sambilan harian (PSH) akan dibayar?
A : Gaji PSH akan dibayar bermula minggu pertama bulan berikutnya.  Dokumen tuntutan termasuk salinan kad perakam waktu perlu dilampirkan dan dihantar kepada Bahagian Gaji dan SLAB pada 1hb (hari pertama bekerja bulan berikutnya).  Pembayaran gaji PSH tidak melibatkan Modul Gaji, Sistem al-Maaliyah. Slip Gaji tidak dikeluarkan kepada PSH.

Cth:  Gaji bulan November 2013 dibayar dalam bulan Disember 2013.

Soalan 4
Q : Bilakah upah Pembantu Penyelidik (RA) dan elaun Pembantu Penyelidik Siswazah (GRA) akan dibayar?
A : Upah RA akan dibayar bermula minggu pertama bulan berikutnya.  Dokumen tuntutan yang lengkap termasuk salinan kad perakam waktu/ laporan myAkrab  perlu dilampirkan dan dihantar kepada Pusat Pengurusan Penyelidikan dan Inovasi (PPPI) mengikut tarikh yang telah ditetapkan di dalam Jadual Bayaran Gaji RA & GRA oleh Unit Gaji, Jabatan Bendahari.  Pembayaran upah RA/ elaun GRA  tidak melibatkan Modul Gaji, Sistem al-Maaliyah. Slip Gaji tidak disediakan kepada RA. Pembayaran upah RA/ elaun GRA tertakluk kepada kedudukan kewangan tabung penyelidikan yang berkenaan.

Soalan 5
Q : Bagaimana staf (Kontrak/Tetap) boleh mengakses Slip Gaji bulanan?
A : Slip gaji bulanan boleh dicapai dan dicetak dari Portal Kewangan AMV2. Staf diminta supaya menyimpan salinan softcopy penyata gaji pada setiap bulan.

Soalan 6
Q : Bilakah tarikh akhir penghantaran Tuntutan Lebih Masa di Sistem myOT?
A : Tarikh akhir penghantaran Tuntutan Lebih Masa adalah selewat-lewatnya pada 10hb. setiap bulan bagi tarikh gaji pada 25hb.  Sekiranya tarikh pembayaran gaji adalah lebih awal (sila rujuk Jadual Pembayaran Gaji) maka tarikh akhir penghantaran Tuntutan Lebih Masa akan berubah berdasarkan makluman yang dikeluarkan pihak Jabatan Bendahari.

Soalan 7
Q : Apakah yang perlu dilakukan oleh  staf yang ingin membuat potongan Zakat melalui potongan gaji?
A : Bagi Potongan Zakat Negeri Sembilan staf perlu melengkapkan Borang Potongan Zakat USIM yang boleh dimuat turun di myDocs Jabatan Bendahari atau boleh juga menghantar Borang Potongan Zakat di cawangan Pusat Zakat Negeri Sembilan yang berdekatan. Bagi Pusat Zakat selain Pusat Zakat Negeri Sembilan, staf perlu merujuk pusat zakat yang berkenaan.

Soalan 8
Q : Apakah staf boleh meminta Potongan Cukai Berjadual (PCB) diberhentikan?
A : Potongan PCB tidak boleh diberhentikan kerana USIM sebagai pihak majikan adalah wajib membuat caruman PCB keatas staf yang layak dikenakan PCB.

Soalan 9
Q : Bilakan Borang Cukai EC (Penyata Saraan daripada Penggajian Kerajaan akan dikeluarkan?
A : Borang EC boleh dimuat turun dan dicetak dari portal kewangan AMV2 mulai 1 Mac setiap tahun.

Soalan 10
Q : Berapa kalikah Elaun Kakitangan Cuti Belajar dibayar dalam tempoh setahun?
A : Elaun Kakitangan Cuti Belajar dibayar 4 kali setahun iaitu setiap 3 bulan.

Soalan 11
Q : Bilakah Elaun Kakitangan Cuti Belajar dibayar?
A : Elaun Kakitangan Cuti Belajar dibayar sepertii berikut (bagi tahun 2019)

Tempoh Pembayaran
Jan – Mac 2019 Akhir Dis 2018
Apr – Jun 2019 Akhir Mac 2018
Jul – Sept 2019 Akhir Jun 2018
Okt – Dis 2019 Akhir Sept 2018

Soalan 12
Q : Adakah Kakitangan Cuti Belajar layak mendapat Imbuhan Tetap Perumahan & Bantuan Sara Hidup sekiranya Kakitangan tersebut telah menerima Elaun Bantuan Sewa Rumah & Elaun Bantuan Keluarga?
A : Tidak layak, kerana kakitangan hanya layak menerima salah satu sahaja.