FUNGSI PENTADBIRAN JABATAN BENDAHARI
PENGURUSAN PENTADBIRAN JABATAN
Pengurusan Sumber Manusia
• Menguruskan urusan Cuti kakitangan di Jabatan Bendahari (menghantar borang cuti/pembatalan cuti/sijil cuti sakit kepada pihak BSM).
• Menguruskan latihan dan kursus kakitangan.
• Menyelaras dokumen myPortfolio kakitangan jab tan.
• Menyediakan unjuran/laporan perjawatan jabatan.
Pentadbir eDocs
• Mengawal selia dokumen –dokumen yang terdapat di dalam eDocs jika terdapat sebarang penambahan/pindaan/perubahan.
Pentadbir Stor Jabatan
• Mengawal selia barangan alat tulis (Stor Unit) melalui sistem AMV3 untuk kegunaan kakitangan Jabatan Bendahari melalui sistem AMV3.
Penyelaras Laman Web Jabatan Bendahari
• Mengemaskini laman web Jabatan Bendahari
Pengurusan Pekeliling
• Mengawal selia rekod/nombor bilangan Pekeliling Bendahari.
• Menyediakan surat edaran, membuat salinan dan mengedarkan Pekeliling Bendahari kepada setiap PTJ.
• Memuat naik Pekeliling Bendahari ke dalam MyDoc dan memaklumkan melalui email.
PENGURUSAN HAL EHWAL KEWANGAN DAN PEROLEHAN JABATAN
• Merangka/membuat perancangan bajet/belanjawan jabatan setiap tahun.
• Menyediakan laporan bajet/belanjanwan jabatan.
• Menguruskan perolehan/pembelian barangan keperluan dan ruang jabatan
• Mengawal selia, merekodkan dan menguruskan pembelian dokumen-dokumen kewangan seperti Buku resit, Baucer Pembayaran, Invois dan Pesanan rasmi untuk kegunaan operasi jabatan.
• Menyelaras permohonan bajet kod dalaman jabatan atau PTJ dengan Unit Bajet
KEURUSETIAAN MESYUARAT
• Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)
• Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JKPKA)
• Mesyuarat Pengurusan Jabatan Bendahari
• Mesyuarat Semakan Pengurusan – Mesyuarat JPKRSI
• Menyediakan surat jemputan mesyuarat, mengedarkan minit mesyuarat dan mengumpulkan segala maklumbalas mesyuarat.
• Membuat penempahan jamuan untuk mesyuarat.
• Membantu menyediakan laporan dan bahan-bahan/kertas kerja untuk mesyuarat.
• Menghantar Laporan JKPKA USIM ke KPT
• Memuatnaik Laporan dokumen-dokumen mesyuarat ke dalam MyMeeting.
PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT JABATAN
• Mendaftarkan (Entry) tuntutan bayaran yang dibuat oleh pemohon di dalam Sistem AMV3 dan memastikan dokumen sokongan yang berkenaan disertakan.
• Membuat Rekupan Panjar Wang Runcit
• Merekodkan/meminitkan urusan keluar/masuk surat/dokumen di dalam fail yang berkenaan.
• Memastikan wang (Panjar Wang Runcit) sentiasa mencukupi.
PENGURUSAN ASET JABATAN
• Mendaftarkan semua perolehan aset dan inventori dengan lengkap ke dalam Sistem AMV3.
• Melabelkan semua aset dan inventori mengikut nombor siri pendaftaran yang dikeluarkan oleh Unit Aset dan Insurans.
• Memastikan dokumen Senarai Daftar Harta Modal (Borang KEW.PA-2) dan Senarai Daftar Inventori (Borang KEW.PA-3) yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan difailkan dan disimpan di tempat yang selamat.
• Mencetak dan mempamerkan Senarai Aset di Lokasi (KEW.PA-7) di setiap ruang/bilik.
• Mengisi/Melengkapkan Borang KEW.PA-17 bagi urusan pelupusan aset di jabatan.
PENGURUSAN STOR UNIVERSITI
• Menyelaras laporan stor PTJ mengikut suku tahun dalam takwim ditetapkan.
PENGURUSAN KUALITI
• Menyediakan/mengumpul maklumat/laporan/dokumen ISO dan Dashboard Risiko dan Peluang bagi setiap bahagian di Jabatan Bendahari.
• Menyelaras dokumen Dashboard Risiko dan Peluang, Dashboard Risiko Kewangan, Audit ISMS (dengan Unit terlibat)
PENGURUSAN PERTANYAAN PELANGGAN DI HELPDESK
• Menyelaras pertanyaan berkaitan kewangan di Sistem Helpdesk.