Unit Pentadbiran Am dan Pengurusan Risiko

/Unit Pentadbiran Am dan Pengurusan Risiko
Unit Pentadbiran Am dan Pengurusan Risiko 2018-10-02T12:31:53+00:00

1. URUSAN PENTADBIRAN

Pengurusan Sumber Manusia
• Menguruskan urusan Cuti kakitangan di Jabatan Bendahari (menghantar borang cuti/pembatalan cuti/sijil cuti sakit kepada pihak BSM).
• Menguruskan latihan dan kursus kakitangan.

Pentadbir MyDocs
• Mengawal selia dokumen –dokumen yang terdapat di dalam MyDocs jika terdapat sebarang penambahan/pindaan/perubahan.

Pentadbir Stor Unit
• Mengawal selia barangan alat tulis (Stor Unit) melalui sistem AMV2 untuk kegunaan kakitangan Jabatan Bendahari melalui sistem AMV2.

Pengendali Laman Web Jabatan Bendahari
• Mengemaskini laman web Jabatan Bendahari

Pengurusan Pekeliling
• Mengawal selia rekod/nombor bilangan Pekeliling Bendahari.
• Menyediakan surat edaran, membuat salinan dan mengedarkan Pekeliling Bendahari kepada setiap PTJ.
• Memuat naik Pekeliling Bendahari ke dalam MyDoc dan memaklumkan melalui email.

2. BAJET
• Merangka/membuat perancangan bajet/belanjawan jabatan setiap tahun.
• Menyediakan laporan bajet/belanjanwan jabatan.

3. PEROLEHAN
• Menguruskan perolehan/pembelian barangan keperluan dan ruang Jabatan Bendahari.
• Mengawal selia, merekodkan dan menguruskan pembelian dokumen-dokumen kewangan seperti Buku resit, Baucer Pembayaran, Invois dan Pesanan rasmi untuk kegunaan operasi Jabatan Bendahari
• Mengemaskini maklumat perolehan/pembelian dalam sistem GPIS.

4. PEMBAYARAN
• Menguruskan segala proses pembayaran di PTJ.

5. URUS SETIA MESYUARAT
Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan (JTK)
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan
Akaun (JKPKA)
Mesyuarat Pengurusan Jabatan Bendahari
Mesyuarat Semakan Pengurusan – Mesy. JPKRSI/MSP
• Menyediakan surat jemputan mesyuarat, mengedarkan minit mesyuarat dan mengumpulkan segala maklumbalas mesyuarat.
• Membuat penempahan jamuan untuk mesyuarat.
• Membantu menyediakan laporan dan bahan-bahan/kertas kerja untuk mesyuarat.
• Menghantar Laporan JKPKA USIM ke KPT dan memuatnaik laporan tersebut ke dalam e-anjung.
• Memuatnaik Laporan JKPKA USIM ke dalam MyDoc dan MyMeeting.

6. PANJAR WANG RUNCIT
• Mendaftarkan (Entry) tuntutan bayaran yang dibuat oleh pemohon di dalam Sistem AMV2 dan memastikan dokumen sokongan yang berkenaan disertakan.
• Membuat Rekupan Panjar Wang Runcit
• Merekodkan/meminitkan urusan keluar/masuk surat/dokumen di dalam fail yang berkenaan.
• Memastikan wang (Panjar Wang Runcit) sentiasa mencukupi.

7. PENGURUSAN ASET
• Mendaftarkan semua perolehan aset dan inventori dengan lengkap ke dalam Sistem AMV2.
• Melabelkan semua aset dan inventori mengikut nombor siri pendaftaran yang dikeluarkan oleh Bhg. Pengurusan Aset.
• Memastikan dokumen Senarai Daftar Harta Modal (Borang KEW.PA-2) dan Senarai Daftar Inventori (Borang KEW.PA-3) yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan difailkan dan disimpan di tempat yang selamat.
• Mencetak dan mempamerkan Senarai Aset di Lokasi (KEW.PA-7) di setiap ruang/bilik.
• Mengisi/Melengkapkan Borang KEW.PA-17 bagi urusan pelupusan aset di jabatan.

8. PERJAWATAN (TETAP/KONTRAK/SAMBILAN)
• Menyediakan unjuran/laporan perjawatan jabatan.

9. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)
• Menyediakan MPK Jabatan dan FM kakitangan di Jabatan Bendahari.

10. PENGURUSAN KUALITI – PENSIJILAN ISO
• Menyediakan laporan pensijilan ISO jabatan.
• Menyediakan/mengumpul maklumat/laporan/dokumen bagi setiap bahagian di Jabatan Bendahari.

11. ADUAN PELANGGAN/HELPDESK
• Menguruskan segala aduan/pelaporan berkaitan aduan pelanggan/helpdesk.

12. K;mlkl